Digitalizacija pospešeno prihaja tudi v deželo HR. Srčno upam, da ne z razumevanjem in pristopom, kot ju večinoma lahko opazujemo v poslovnih praksah. Na področju HR bi ta, na žalost ne dobra, temveč pogosto slaba praksa, prinesla dvojno škodo. Namreč, HR ima vsaj dvojni pomen: poleg internega, vezanega na produktivnost dela, še vpliv na vodje in zaposlene, posredno pa tudi na kupce. Ja, skriti pomen in vrednost, na katero sliši prav vsak predsednik uprave ali direktor, je ravno vpliv na prodajo. Brez bojazni, ta članek ni namenjen spreminjanju poslanstva HR vodij.Ravno obratno, pokazati želi širši poslovni pomen HR za zaposlene in s tem na večjo vrednost HR, kot jo običajno vidijo vodstva. In kaj ima s tem digitalizacija HR procesov? Več, kot morda vidite na prvi pogled. Predstavlja namreč prelomno priložnost za večjo vključitev HR v poslovni razvoj organizacije, ki bi jo morali HR vodje pogumno izkoristiti. Da je to težko, saj nimate znanja in izkušenj? Res je, vse pomembne stvari se ne zgodijo kar same od sebe. Ta članek vam bo ponudil nekaj bistvenih izhodišč, za več pa boste morali proaktivno narediti naslednji korak sami. A pomembno pri tem bo, da ne ponovite že znanih napak drugih, ki so se slabo poučeni lotili uvajanja digitalnosti.
Najprej: ne gre zgolj za digitalizacijo (HR) procesov
Kako to, če pa vsi govorijo ravno o tem? In zakaj je potem tudi v naslovu tega članka? Res je, a je tam tudi opozorilo, da ne ponavljati napak tistih, ki digitalnost vidijo le skozi digitalizacijo procesov. V resnici je pomen digitalnosti veliko širši in po obrazložitvi v nadaljevanju boste razumeli, zakaj je to še posebej pomembno za HR vodje, za digitalnost v svetu HR, za zaposlene in poslovni razvoj organizacije.
Razumevanje digitalne preobrazbe le skozi digitalizacijo procesov izvira iz prevelike usmerjenosti managerjev predvsem v učinkovitost in zmanjševanje stroškov. Ja, to je res eden od trendov, ki prihajajo v HR oddelke, vendar pa je to sredstvo za izboljšanje poslovanja, ki ima svoje omejitve, je značilno za prejšnjo ekonomijo in ima v svoji pretirani obliki zelo pogosto negativen vpliv na izkušnjo ter zavzetost zaposlenih. Digitalna transformacija je več kot samo uporaba digitalnih tehnologij za potrebe digitalizacije procesov organizacije, kar je precej ozko gledanje. Prava digitalna preobrazba izhaja predvsem iz značilnosti nove digitalne ekonomije, ki v središče poleg kupčeve izkušnje vse bolj postavlja zaposlene in njihovo izkušnjo, tudi kot dodatno sredstvo za privabljanje in zadržanje talentov. Pomembni sta predvsem inovativnost in kreativnost pri oblikovanju novih načinov ustvarjanja vrednosti (poslovnih modelov) za kupce ter zaposlene.
Razumevanje digitalne preobrazbe le skozi digitalizacijo procesov izvira iz prevelike usmerjenosti managerjev predvsem v učinkovitost in zmanjševanje stroškov. Ja, to je res eden od trendov, ki prihajajo v HR oddelke, vendar pa je to sredstvo za izboljšanje poslovanja, ki ima svoje omejitve, je značilno za prejšnjo ekonomijo in ima v svoji pretirani obliki zelo pogosto negativen vpliv na izkušnjo ter zavzetost zaposlenih. Digitalna transformacija je več kot samo uporaba digitalnih tehnologij za potrebe digitalizacije procesov organizacije, kar je precej ozko gledanje. Prava digitalna preobrazba izhaja predvsem iz značilnosti nove digitalne ekonomije, ki v središče poleg kupčeve izkušnje vse bolj postavlja zaposlene in njihovo izkušnjo, tudi kot dodatno sredstvo za privabljanje in zadržanje talentov. Pomembni sta predvsem inovativnost in kreativnost pri oblikovanju novih načinov ustvarjanja vrednosti (poslovnih modelov) za kupce ter zaposlene.
Torej: vloga HR v digitalnosti je veliko širša
V taki digitalni poslovni preobrazbi ima prav HR eno od ključnih vlog, ne samo pri podpori razvoja modelov digitalnih kompetenc, razvoju vodij prihodnosti in digitalizaciji HR procesov, temveč predvsem pri uravnoteženju tehnološkega in človeškega vidika digitalnosti s postavljanjem slednjega v ospredje. Poleg tega je vloga HR pomembna pri ustvarjanju novih izhodišč razvoja sodobne organizacijske kulture, ki ustreza digitalni ekonomiji. Poleg že omenjenih inovativnosti in usmerjenosti v izkušnjo človeka (angl. human eXperience) je ena izmed njenih temeljnih značilnosti poslovna agilnost, ki ne bo temeljila samo na zmožnosti notranjih sprememb kot odgovoru na hitro prilagajanje spremembam od zunaj, temveč predvsem na zaznavanju novih možnosti ustvarjanja vrednosti in zagotavljanja njene razdelitve med sodelujoče. Kultura je bila od nekdaj ključna za uresničitev vsake strategije, ki predstavlja najvišji načrt poslovnega razvoja organizacije.
Zato: kako pravilno pristopiti k digitalnosti v HR?
Kot običajno, pravilen pristop vključuje najprej odgovore na vprašanje ZAKAJ, nato na KAJ vse je treba storiti, da uresničimo zakaj, KDO je nosilec uresničevanja in kdo vse še mora biti zraven, KDAJ je pravi čas za to, šele nato pride na vrsto vprašanje, KAJ konkretno bomo delali in KAKO bomo to delali.
Bistveni sklopi aktivnosti so tako naslednji:
Bistveni sklopi aktivnosti so tako naslednji:
- Digitalizacijo HR procesov postavimo v širši smisel digitalne preobrazbe podjetja in HR funkcije.
- Pravilno izvedemo predpripravo na projekt v obliki poslovne analize, da se izognemo napakam in težavam, ki jih bomo predstavili v nadaljevanju.
- Izdelamo celovito povpraševanje za ponudnike (RFP), s katerim preusmerimo fokus ponudnika, ki v izhodišče največkrat postavlja svojo rešitev, na ustvarjanje želenih poslovnih učinkov (koristi, vrednosti). V sklopu tega se tudi ustrezno pripravimo na izbor najboljše rešitve in ponudnika.
- Z izbranim izvajalcem naredimo drugi del poslovne analize – skupno pripravo na vsebinski del uvedbe rešitve kot spoja doseganja poslovnih rezultatov, potreb deležnikov, procesov in samih funkcionalnosti rešitve.
- Uvedba rešitve, ki poleg projektnega načina dela in usposabljanja za uporabo rešitve daje v ospredje tudi merjenje in spremljanje pogojev za realizacijo vrednosti, dodatno motiviranje vseh potrebnih deležnikov ter testiranje poslovnih scenarijev glede na spremembe v procesih, kar je del celovite priprave na upravljanje sprememb.
- Merjenje realiziranih poslovnih učinkov in vpliva na uresničevanje celovite digitalne poslovne preobrazbe.
Da, delajmo pravilno in se izognimo pogostim napakam
Če je bilo do sedaj ključno znanje, so od zdaj naprej najpomembnejše izkušnje in pripravljenost sprejeti aktivno pomoč v vaših projektih oziroma pri prenosu naučenega v prakso. S tem se boste izognili zgodovinskim napakam in težavam IT projektov, napakam iniciativ umetne inteligence ter ostalih projektov na področju digitalnosti. Za vse naštete napake je značilno:
- prevelika usmerjenost v tehnologijo in IT/digital rešitve, kar običajno povzroči prenos odgovornosti na ponudnike IT/digitalnih rešitev namesto na poslovne nosilce – vodje, ki najbolje poznajo svojo organizacijo in njene zaposlene;
- preozko razumevanje celovitega pomena digitalnosti HR področja in zato premajhna motiviranost in vključenost ostalih deležnikov – digitalizacija HR procesov namreč ni pomembna zgolj za HR oddelek;
- fokus na funkcionalnosti rešitev oz. na tehnično-funkcionalnih zahtevah namesto na poslovnih potrebah in ustvarjanju različnih oblik vrednosti, kot je npr. izboljšana izkušnja zaposlenega;
- preveč ali premalo prilagajanja rešitev dejanskim potrebam – prilagajanje rešitev se izvede tam, kjer so poslovni razlogi za to;
- testiranje rešitev zgolj po testnih scenarijih in ne tudi po poslovnih scenarijih;
- premalo poudarka na upravljanju sprememb, ki bodo nastopile v poslovanju po vpeljavi rešitve – tako za preprečevanje težav kot za izkoristek dodatnih priložnosti, ki jih lahko prinese rešitev, vendar se ne izkoristijo, ker so prevelike težave z osnovnimi stvarmi.
Prepričali ste me – kje lahko izvem več?
Če vam je vse, kar ste do sedaj prebrali, logično in sprejemljivo, potem ste pridobili razumevanje o pravi digitalnosti in ste pripravljeni za pridobivanje novega znanja, ki vam bo omogočilo hitro in uspešno digitalizacijo vaših procesov v luči doseganja končnega cilja širše digitalne poslovne preobrazbe. Prvo priložnost za to imate že 9. julija 2024 na virtualnem interaktivnem seminarju »KAKO se PRAVILNO lotiti digitalizacije HR procesov?!«.
Zakaj je IIBA Slovenija vaš pravi pomočnik in garant uspešne HR digitalnosti?
IIBA Slovenija je del mednarodnega poslovnega instituta, ki je nastal ravno iz potreb povezovanja poslovnega in IT/digitalnega sveta s poudarkom ni pridobljeni vrednosti za vse vključene deležnike. Analitične metode in pristopi IIBA predstavljajo mednarodno priznane standarde dobre prakse na področju vseh vrst digitalnih projektov, ne glede na vrsto procesov. Naši strokovnjaki imajo 10 letne izkušnje z digitalnostjo in številne reference na področju pridobivanja kompetenc (npr. »Digitalnost za vodje Petrola« že iz leta 2015), digitalnih strategij in transformacij ter vloge HR pri tem (npr. KOTO). Našo usmerjenost v korist HR vodij in zaposlenih dokazuje tudi praktični priročnik IZKUŠNJA ZAPOSLENEGA: Vodič na poti izboljšanja zavzetosti zaposlenih. Nenazadnje, ker nimamo lastnih IT/digitalnih rešitev, vam lahko zagotovimo nepristransko mnenje in priporočila, ki so v najboljšem interesu vaših zaposlenih in organizacije. Vrednost namreč ne izhaja iz IT rešitev, ampak iz potreb, ki jih rešitve pomagajo zadovoljiti. Potrebe pa je treba najprej ozavestiti in jih nato pretvoriti v zahteve za razvoj ali nakup digitalnih rešitev.
