Kako lahko UI poveča vrednost HR

Raziskava Creating People Advantage 2026, ki sta jo pripravili ena najbolj poznanih svetovalnih družb Boston Consulting Group (BCG) in svetovna zveza kadrovskih združenj WFPMA, ugotavlja, da 65 % anketiranih višjih vodij pripisuje HR ključno vlogo pri uspešnosti poslovanja. UI lahko vodjem HR pomaga to vlogo okrepiti vsaj na treh področjih: pri pripravi podjetja na sodelovanje ljudi in UI, poglabljanju lastnega poslovnega razumevanja in izboljšanju dela HR.

Pri preobrazbi z UI lahko CEO, vodja uvedbe UI (CAIO) in vodja HR oblikujejo vodstveno jedro, ki poveže poslovni, tehnološki in človeški pogled. CEO z vodstvom določi strateška izhodišča, poslovno ambicijo, prednostne naloge in pričakovano vrednost. CAIO povezuje zmožnosti in rešitve UI s poslovnimi cilji. Vodja HR z vodji poslovnih področij sooblikuje delo, razvoj ljudi in kulturo ter s tem pomaga pripraviti organizacijo na spremembe. 

Prej omenjena raziskava pri preobrazbi izpostavlja razvoj znanj, sprejemanje tehnologije in oblikovanje novih načinov dela po celotnem podjetju. CAIO zato v vodji HR dobi ključnega partnerja. Skupaj z ostalimi vodji preverita, kako bo UI spremenila vloge, odgovornosti in sodelovanje, katera znanja bodo ljudje potrebovali ter kako jih pripraviti na prehod. Tako lahko še pred uvedbo UI prepoznajo, kje bi nejasna odgovornost, pomanjkanje znanja ali nezaupanje zavrli preobrazbo.

Eno prvih skupnih vprašanj s CEO je, kam usmeriti čas, ki ga zaposleni prihranijo z UI. Vodstvo lahko prednost nameni zahtevnejšim potrebam kupcev, izboljšavam procesov, učenju za nove vloge ali zmanjšanju preobremenjenosti. Izbira je odvisna od poslovne potrebe in ciljev. HR lahko z vodji in zaposlenimi preveri, kje se čas dejansko sprošča, kako razdrobljen je in katere spremembe dela bi omogočile, da ga smiselno uporabijo. Dogovorjeno uporabo tega časa nato vključijo v naloge, pričakovanja in razvojne načrte.

Če UI ekipi za podporo kupcem skrajša pripravo rutinskih odgovorov, lahko podjetje del sproščenega časa nameni reševanju zahtevnejših primerov. CAIO z ekipo poskrbi za vključitev rešitve UI v proces, HR z vodjo podpore kupcem opredeli potrebna znanja, razvoj ljudi in novo razporeditev dela. Vodja ekipe zaposlenim omogoči, da čas za to tudi uporabijo. Poslovni učinek se lahko pokaže v tem, da kupec hitreje dobi ustrezno rešitev in se mu zaradi iste težave ni treba večkrat vračati.

Ob navdušenju nad UI lahko razvoj človeških zmožnosti hitro ostane v ozadju. Pri delu z UI pridobivajo pomen sistemsko razmišljanje, presoja, reševanje problemov, empatija in sodelovanje. HR lahko razvoj teh sposobnosti dodatno vključi v programe za vodje in zaposlene. Človek z njimi lažje prepozna pravi problem, presodi posledice predloga UI za druge dele podjetja in razume, kaj sodelavec ali kupec v dani situaciji potrebuje. Tako lahko bolje usmerja UI in dopolni njene zmožnosti.

Ob tem vodje potrebujejo tudi podporo pri vodenju spremenjenih ekip, postavljanju pričakovanj in presoji prispevka zaposlenih. Zaposleni potrebujejo možnost, da razumejo spremembe, razvijejo potrebno znanje in sodelujejo pri oblikovanju svojega dela. HR lahko pomaga razumeti, kaj ljudi pri spremembi motivira in kaj jih skrbi. Njihova pripravljenost je povezana tudi z zaupanjem: ali imajo pri učenju podporo, ali smejo opozoriti na težave in ali se njihovo znanje upošteva. V teh vsakdanjih ravnanjih se preoblikuje tudi kultura podjetja.

Tudi pri tem si HR lahko pomaga z UI. Ob opisih sedanjih vlog in predvidenih sprememb procesa lahko z njo primerja možne razdelitve dela, prepozna vprašanja za vodje in pripravi predloge razvojnih poti. Vodje in zaposleni nato preverijo, ali predlogi ustrezajo dejanskemu delu. 

Druga raziskava, ki jo je izvedla britanska strokovna organizacija CIPD (Chartered Institute of Personnel and Development) med več kot 1.300 vodji in strokovnjaki HR, je pokazala, da so znanja o načrtovanju kadrovskih potreb, zasnovi dela in zavzetosti že prisotna, manjša pa je samozavest pri njihovi uporabi v preobrazbi z UI. HR lahko zato svojo večjo vlogo razvija iz svojega obstoječega znanja, ki ga dopolni z razumevanjem UI. Pri tem potrebuje mandat vodstva in tesno sodelovanje s CAIO ter poslovnimi vodji.

Pri sodelovanju z vodstvom se HR srečuje z vprašanji, ki presegajo njegovo ožje strokovno področje. Zakaj je določena zmožnost ključna za rast podjetja? Kaj so ključni vzvodi za profitabilnost podjetja? Kako težava pri sodelovanju med oddelki vpliva na kupca? UI mu pri tem omogoča, da poslovno razumevanje sistematično poglablja ob vprašanjih, s katerimi se dejansko srečuje.

Pri klasičnih znanjih managementa lahko UI deluje kot učni sogovornik. HR si z njeno pomočjo razjasni povezave med strategijo, poslovnim modelom, procesi in financami, primerja pristope k vodenju ali preveri svoje razumevanje na praktičnem primeru. Razlago lahko prilagodi predznanju in se podrobneje posveti področjem, ki jih pri svojem delu uporablja redkeje.

To znanje lahko razvija tudi ob poslovnih podatkih svojega podjetja. UI mu lahko pomaga razumeti, od kod prihajajo prihodki, kateri stroški najbolj vplivajo na rezultat in katere zmožnosti bodo potrebne za novo ponudbo. Tako lahko HR bolje presodi, kako njegovi predlogi za razvoj ljudi, organizacijo dela ali zaposlovanje podpirajo poslovne prednostne naloge.

Pomemben del tega razumevanja je kupec. S pomočjo UI lahko HR preuči zbrane povratne informacije kupcev in se skupaj s prodajo ali podporo poglobi v razloge, zakaj kupci izberejo podjetje, kje imajo težave in kaj potrebujejo od zaposlenih. Razvojni predlog tedaj lažje poveže s konkretno potrebo, denimo z zmožnostjo ekipe, da kupcu pomaga rešiti zahtevnejši problem.

CIPD poslovne modele, finančno razumevanje, strategijo in ustvarjanje vrednosti za različne deležnike že uvršča v jedro poslovne usposobljenosti HR. Uporaba UI kot pomoči pri razvoju teh znanj je možnost, ki jo lahko HR izkoristi; učinek je odvisen od preverjanja odgovorov in uporabe znanja v resničnih poslovnih pogovorih. S tem si lahko pridobi več zaupanja vodstva, ker zna svoj strokovni predlog tudi poslovno utemeljiti.

V raziskavi BCG in WFPMA je 51 % anketiranih višjih vodij administrativno obremenjenost HR navedlo kot glavno oviro za njegov večji strateški prispevek. UI lahko pri pripravi gradiv, urejanju informacij in odgovarjanju na ponavljajoča se vprašanja prihrani čas. HR ga lahko nameni pogovorom z vodji, razumevanju poslovnih težav in izboljšavam podpore zaposlenim. Pri tem je smiselno pregledati celoten potek dela in ga z uporabo UI tudi izboljšati.

Pri izbiri usposabljanj lahko HR z UI razjasni razvojne potrebe, poišče programe zase in za vodje ter primerja njihovo vsebino, raven zahtevnosti in uporabnost glede na poslovni cilj. Na primer: pri vodji, ki bo vodil ekipo z agenti UI, postanejo pomembna znanja o zasnovi dela, odgovornosti, poslovni presoji in vodenju sprememb. HR lahko z UI pripravi vprašanja za izvajalca in preveri, koliko program ta znanja dejansko razvija.

Podpora se lahko nadaljuje tudi po usposabljanju. UI pomaga pripraviti vaje na primerih iz podjetja, simulirati zahtevnejši pogovor ali zaposlenemu razložiti vsebino, pri kateri se je zataknilo. HR lahko tako učenje bolje prilagodi vlogi in predznanju posameznika ter ga poveže z uporabo znanja pri delu. Že pred usposabljanjem se z vodjo dogovori, kaj želi ekipa izboljšati, denimo hitreje obvladati novo delo ali zmanjšati napake. Po usposabljanju skupaj preverita, kako zaposleni uporabljajo pridobljeno znanje, kakšne izboljšave so dosegli in kje še potrebujejo podporo.

Podobno velja za izboljšanje izkušnje zaposlenih, EX, in njihove zavzetosti. Predstavljajmo si, da HR pripravlja projekt, ker zaposleni opozarjajo na preobremenjenost in nejasne možnosti razvoja. UI mu lahko pomaga urediti anonimizirane odzive iz anket in pogovorov, poiskati ponavljajoče se teme ter pripraviti vprašanja za nadaljnje preverjanje. Takšna analiza lahko pokaže, da različne skupine zaposlenih potrebujejo različno podporo.

HR lahko nato z UI oblikuje osnutek projekta, primerja možne ukrepe in pripravi način spremljanja učinkov. Če je težava v nejasnih pričakovanjih, lahko z vodji prenovi dogovore o delu; če v razvoju, pripravi ustreznejše učne in karierne poti. UI pomaga pri obdelavi gradiva in primerjavi možnosti, HR pa skupaj z ljudmi preveri razloge za težave in smiselnost ukrepov. Po uvedbi lahko UI pomaga primerjati nove odzive z izhodiščem in izpostaviti, kje težave vztrajajo. HR se lahko zato hitreje vrne k ekipam in popravi ukrep, ki ni prinesel pričakovanega izboljšanja. Pri uporabi odzivov sta bistvena ustrezno ravnanje s podatki in zaupanje zaposlenih.

Izkušnja zaposlenih in zavzetost sta povezani, vendar različni: prva zajema, kako ljudje doživljajo pogoje in potek dela, druga njihovo vključenost in predanost delu. Gallupova metaanaliza na ravni poslovnih enot povezuje višjo zavzetost z boljšimi rezultati, med drugim s produktivnostjo, dobičkonosnostjo in zvestobo kupcev. Sama ne dokazuje vzročnosti, še manj učinka UI na te rezultate. Daje pa poslovno težo vprašanju, ali HR s pomočjo UI bolje prepoznava potrebe zaposlenih in z vodji ustvarja pogoje za njihovo delo.

Del te vrednosti doseže tudi kupca. Zaposleni, ki ima ustrezno znanje, podporo in pooblastila, mu lahko lažje pomaga do rešitve. Prispevek HR se tako pokaže v delu ljudi, tudi kadar kupec z oddelkom HR nikoli ne pride v stik.
Pri presoji prispevka HR lahko vodstvo spremlja, kako hitro se zaposleni usposobijo za kritično delo, kako uspešno preidejo v nove vloge in ali vodje sprejemajo kakovostnejše odločitve. Pri prenovljeni podpori kupcem bi lahko spremljali uspešnost reševanja zahtevnih primerov in potrebo po ponovnih stikih. HR in poslovni vodja izbereta kazalnike glede na konkretno potrebo ter se vnaprej dogovorita o izhodišču in pričakovanem izboljšanju. Tako lažje pokažeta, kaj sta razvoj ljudi in drugačna organizacija dela prispevala k rezultatu.

Ko se na kolegiju znova odpre vprašanje naslednjega koraka, lahko vodja HR predlaga, kako lahko pomaga podjetju pripraviti se na izvedbo poslovne ambicije z UI, kam usmeriti sproščeni čas zaposlenih, katere kompetence vodij krepiti in katere zmožnosti organizacije razvijati. Z boljšim poslovnim razumevanjem in lastnimi izkušnjami uporabe UI lahko ob CEO in CAIO sodeluje kot eden ključnih vodij preobrazbe z UI. Njegov prispevek postane viden v pripravljenosti ekip, kakovosti odločitev in uspešnosti prenovljenega dela.

CEO lahko takšno vlogo utrdi tako, da HR že od začetka vključi v odločanje o preobrazbi in mu omogoči dostop do poslovnih informacij, čas za razvoj ter sodelovanje s CAIO in poslovnimi področji. HR potrebuje tudi usposabljanje, ki poveže razumevanje poslovne moči UI z njeno uporabo pri njegovem delu. Za dogovorjene spremembe potrebuje podporo pri izvedbi in možnost, da z vodstvom presodi njihove učinke.
Odločitev, da bo HR takšno priložnost dobil, je del odgovornosti vodstva za preobrazbo. Če naj HR pomaga podjetju ustvariti okolje za uspešno sodelovanje ljudi in UI, potrebuje takšno okolje tudi sam. V njem lahko pridobi novo znanje, izboljša svoje storitve in s tem ključno pripomore k uspešnosti podjetja.