V družbi KOTO smo pred dvema letoma stopili na pot digitalne preobrazbe. Sprejeli smo strategijo digitalne preobrazbe in definirali projekte, ki nas bodo vodili na poti digitalizacije poslovanja. Prednost so dobili projekti, ki povečujejo naše digitalne zmožnosti. Na področju kadrov smo si zastavili naslednje cilje: 1. optimizirati HR procese, 2. prenoviti kompetenčni model in vanj vključiti kompetence, ki bodo zaposlene podpirale v procesu digitalizacije poslovanja in digitalni ekonomiji, 3. zgraditi kulturo za digitalizacijo in 4. vzpostaviti digitalno bazo znanja.Prvi korak na naši poti sta bili prenova in digitalizacija kadrovskih procesov. Digitalizacija kadrovskih procesov je ključen korak pri digitalni preobrazbi iz več razlogov:
- Digitalizacija kadrovskih procesov in avtomatizacija rutinskih nalog omogočata kadrovski ekipi, da se osredotoči na strategijo in razvoj zaposlenih. Digitalizirani kadrovski procesi zagotavljajo ustrezno analitiko, ki vodstvu omogoča hitrejše in bolj informirano odločanje glede kadrovskih strategij.
- Omogoča boljšo izkušnjo zaposlenih.
- Omogoča boljše sledenje in upravljanje talentov zaposlenih.
Za učinkovito podporo vsakemu od teh procesov kot tudi osnovni kadrovski administraciji smo se v letu 2022 odločili, da digitaliziramo kadrovsko funkcijo na platformi FledgeWorks.
Zavedali smo se, da ima način izvedbe teh procesov močan vpliv na dobre izkušnje zaposlenih. Življenjski slog, ki ga zaposleni živijo zasebno, je preoblikoval njihova pričakovanja na delovnem mestu. Eden od glavnih fokusov digitalne preobrazbe kadrovske funkcije družbe KOTO je bilo tudi upravljanje izkušenj zaposlenih. Želeli smo, da tehnologija podpira vse kadrovske procese, ki so tudi faze na poti zaposlenega, jih naredi prijazne zaposlenemu in mu nudi pozitivno izkušnjo dela. S tehnologijo smo želeli pohitriti in olajšati delo, zagotoviti nemoteno komunikacijo, nuditi dostop do podatkov in informacij od koderkoli, zagotoviti transparentnost, spodbuditi hitro podajanje povratnih informacij, omogočiti merjenje uspeha in analize spremljanja izkustvenih potreb zaposlenih ter izboljšave delovnih procesov.
Dve leti po vpeljavi informacijskega sistema FledgeWorks lahko rečemo, da je bila večina ciljev doseženih. Digitalizacija nam je omogočila znaten prihranek časa pri administrativnih kadrovskih opravilih in nudila digitalno okolje za kadrovske procese, ki dejansko vplivajo na zavzetost in dobre izkušnje zaposlenih. Digitalizacija ni opolnomočila le nas v kadrovski službi, temveč tudi zaposlene, ki lahko samostojno dostopajo do kadrovskih podatkov, informacij in zanje relevantnih dokumentov. Prav tako lahko zaposleni in predvsem vodje enostavno in učinkovito sodelujejo v kadrovskih procesih, in sicer od zaposlovanja in uvajanja v delo do upravljanja uspešnosti in razvoja.
Vplivi na izkušnjo zaposlenega in zavzetost zaposlenih na oddelku HR
Izkušnja HR vodij se je izboljšala na naslednjih področjih:
- Uspešnost izpolnitve svojega poslanstva (Ex1.1.);
- Napor delovnih opravil (Ex2.2.);
- Porabljen čas za delovna opravila (Ex3.2.);
- Emocionalno stanje pri delu (Ex4.);
- Transparentnost in lastništvo podatkov o zaposlenem (Ex10.);
- Občutek varnosti pri sprejemanju pravih odločitev (Ex11.);
- Stopnja delovne svobode (Ex12.).
- Vse, kar potrebujem, da dobro opravim svoje delo, imam na razpolago (Q2);
- Na delovnem mestu imam vsak dan priložnost delati to, kar najbolje znam (Q3);
- Pri delu se moja mnenja upoštevajo (Q7);
- V zadnjem letu sem imel v službi priložnosti za učenje in rast (Q12).
1. Digitalizirana kadrovska administracija in samopostrežen dostop zaposlenih
Digitalizacija kadrovske administracije in uvedba samopostrežnih možnosti za zaposlene sta pozitivno vplivali na izkušnje zaposlenih. Digitalizirana kadrovska administracija je izboljšala izkušnje zaposlenih v kadrovski službi in nam nudila več časa za upravljanje talentov. Zmanjšalo se je ročno vnašanje podatkov, zaradi česar je manj napak, z avtomatizacijo pa se je pohitrilo izvajanje administrativnih nalog. Samopostrežni dostop opolnomoči zaposlene in jim omogoča hitro pridobivanje informacij ter dokumentov iz delovnega razmerja. To povečuje njihovo neodvisnost, občutek nadzora in odgovornosti. Zmanjšanje administrativnih obremenitev prispeva k povečanju zadovoljstva in zavzetosti zaposlenih.
S tem smo pri zaposlenih neposredno naslovili:
- IIBA Slovenija EX12: Ex2.2. in Ex3.2., saj smo zmanjšali napor in čas pri pridobivanju teh podatkov ter povečali Ex 10., ki se nanaša na transparentnost in lastništvo podatkov o zaposlenem.
- Gallupovo vprašanje Q2, saj zaposlenim omogočamo uporabo orodij za enostavnejše in prijaznejše delo. Pa tudi Q9, saj naši zaposleni vidijo, da mi kot njihovi sodelavci iz kadrovske službe izboljšujemo kakovost našega dela, od česar imajo dobrobit tudi oni.
V postopku selekcije je bistvenega pomena izbira pravega kandidata, ki bo imel v našem delovnem okolju priložnost delati to, kar zna najbolje, izkoristiti svoja znanja, spretnosti, talente in razviti svoj potencial. Dobra digitalna podprtost procesa nam znatno olajša selekcijo in postopek ocenjevanja ter izbire pravega kandidata. V postopek ocenjevanja primernosti kandidatov lahko na enostaven način vključimo več sodelavcev in jih pri tem čim manj obremenjujemo z dodatnim administrativnim delom. Način ocenjevanja ustreznosti in selekcije kandidatov je enostaven in pregleden, zato se lahko zanesemo na to, da bomo z veliko večjo objektivnostjo in gotovostjo povabili k razgovoru prave kandidate.
Ker se izkušnja zaposlenega začne že pred postopkom zaposlovanja, je pomembno, da v postopku oddaje vlog in selekcije kandidatu zagotovimo dobro izkušnjo. Digitalna orodja tako nam kot kandidatom pri tem precej olajšajo delo (Ex2.2. in Ex3.2. ter Q2). Avtomatizacija sporočil, ki hkrati omogoča dovoljšno mero personalizacije (Ex6.), kandidatom omogoča prejem hitrih povratnih informacij o stanju njihove vloge in hkrati razbremeni sodelavce v kadrovskem oddelku. Enostavna organizacija razgovorov nas dodatno razbremeni administrativnega dela, prihranjen čas pa lahko namenimo pripravi na razgovore (Q9 – kakovost dela).
Dobra digitalna podpora nam omogoča nudenje dobre izkušnje tudi neizbranim kandidatom. To je pomembno predvsem z vidika naše blagovne znamke delodajalca in izgradnje baze kandidatov, posledično pa za hitrejši odziv na potrebe zaposlovanja in grajenje odnosov.
3. Uvajanje v delo oz. t. i. onboarding
Prenovljen in digitalno podprt proces uvajanja v delo (angl. onboarding) nam je omogočil, da imajo novi sodelavci že ob prihodu na delovno mesto jasno predstavo o tem, kaj se od njih pričakuje, in zagotovljeno vso delovno opremo ter delovna navodila (ponovno Ex2.2., Ex3.2. in Q2 ter Q1). FledgeWorks nam omogoča, da jasno zapišemo program in aktivnosti uvajanja ter cilje in pričakovanja za obdobje uvajanja (Ex1.2, Q1), ti pa so novim sodelavcem in članom uvajalnega tima vedno dostopni v nekaj klikih. Omogoča tudi enostavno in pregledno podajanje povratnih informacij (Ex8., Q4, Q11), tako da lahko novi sodelavec kadarkoli preveri in spremlja svoj napredek. Jasno zastavljene aktivnosti uvajanja in opomniki za vodje in člane uvajalnega tima spodbujajo k bolj sistematičnemu in doslednemu sledenju uvajalnega programa, kar daje novim sodelavcem občutek, da so dobro sprejeti v kolektiv, cenjeni (Ex4., Q5) in da imajo ustrezne pogoje za učenje (Q6, Q12).
4. Upravljanje uspešnosti
To je eden izmed kompleksnejših procesov z velikim vplivom na zavzetost zaposlenih. V tem procesu želimo povezati poslanstvo in vizijo podjetja z osebnimi poslovnimi cilji posameznika, ki opredeljujejo smisel njegovega dela, spodbujati zaposlene in jim omogočiti pogoje za razvoj njihovih potencialov . Ti procesi neposredno vplivajo tako na izkušnjo zaposlenega (Ex1.1., Ex1.2., Ex2.1), še posebej pa na vse dimenzije zavzetosti (vsi Q-ji). Ker so ti procesi ključni in hkrati zelo kompleksni ter vodjem nalagajo dodatne izzive, je pri tem ključnega pomena dobra digitalna podpora.
FledgeWorks nam omogoča, da so ti procesi transparentni in čim bolj usmerjeni k zaposlenim in vodjem ter nam omogočajo veliko mero agilnosti pri upravljanju kompetenčnega modela, vodenju razvojnih pogovorov vodij z zaposlenimi (Ex8., Q4, Q6, Q11) ter postavljanju ciljev in osebnih poslovnih načrtov za zaposlene (Ex1.1., Ex1.2.). Enostavno upravljanje postavljenega kompetenčnega modela, enostavno ocenjevanje kompetenc ter kompetenčni profili zaposlenih podpirajo vodje pri postavljanju jasnih pričakovanj do svojih zaposlenih, lažjem spremljanju njihovega razvoja in določanju zanje motivirajočih ciljev (Ex1.1.,Ex2.2., Ex3.1., Ex8., Q2, Q11). Zaposleni pa imajo vedno možnost vpogleda v lastne kompetenčne profile in zastavljene cilje (Ex1.2., Ex10., Q1, Q6, Q11). Digitalno podprti razvojni razgovori vodjem olajšajo vodenje razgovorov in spodbujajo zaposlene k podaji predlogov za lasten in organizacijski razvoj (Q8, Q12).
5.Usposabljanje
Pri prenovi procesov načrtovanja in izvajanja usposabljanja smo želeli, da bo v čim večji meri spodbujal zavzetost zaposlenih. Digitalna podpora nam omogoča, da z vnaprej definiranim katalogom izobraževanja, ki sloni na postavljenem kompetenčnem modelu, zastavljene razvojne in kompetenčne cilje enostavno povežemo z ustreznim programom usposabljanja (Q12). V informacijskem sistemu FledgeWorks ustvarjamo programe usposabljanj, vabimo udeležence, spremljamo njihovo udeležbo ter hranimo diplome in certifikate. V tem procesu zagotavljamo agilen razvoj kompetenc, potrebnih za uspešno delo na delovnem mestu, in opolnomočimo zaposlene za samostojno delo, sprejemanje odločitev ter izvajanje izboljšav. S tem omogočimo doživljanje občutkov preseganja omejitev, rasti, lastne vrednosti in zaupanja vase. S tem tudi neposredno naslavljamo področje izkušnje zaposlenega po IIBA Slovenija pri elementih Ex1.1., Ex1.2., Ex2.1, Ex3.1., Ex10., Ex12. in zavzetosti zaposlenih na Gallupovem področju Q6 pri razvoju zaposlenih ter področju Q12 pri priložnostih za učenje in rast.
Zaključek: S prenovo in digitalno podprtostjo navedenih procesov smo postavili trdne temelje za nadaljnji razvoj, tako kadrovskih procesov in orodij kot tudi vseh zaposlenih. Ti nam bodo olajšali izzive, ki so pred nami, predvsem na področju kariernega razvoja zaposlenih.
