Kako lahko poslovni analitik s svojim nenehnim preusmerjanjem k poslovnim ciljem in spremljanjem realizacije učinkov pomaga organizaciji pri poslovno uspešni uvedbi umetne inteligence.
Poslovni analitik se pri uvedbi AI pogosto znajde na presečišču različnih svetov: med poslovnimi vodji in IT, med potrebami kupcev in zmožnostmi tehnologije, med željami uprave in realnostjo procesov. Ta edinstvena pozicija je hkrati priložnost in past.
Priložnost, ker nihče drug v organizaciji nima tako celostnega pogleda na to, kako se poslovne potrebe pretvarjajo v konkretne rešitve. In past, ker je skušnjava prevzeti odgovornosti, ki pripadajo drugim: bodisi zato, ker drugi ne delujejo dovolj hitro, bodisi zato, ker se zdi, da »nekdo mora«.
Vrednost poslovnega analitika pri AI uvedbi ni le v povezovanju različnih deležnikov. Njegova ključna vloga je v nenehnem preusmerjanju pozornosti k poslovnim usmeritvam, poudarjanju poslovnih ciljev uvedbe AI in spremljanju realizacije načrtovanih poslovnih učinkov. BA je varuh poslovnega fokusa v okolju, kjer tehnologija zlahka prevzame glavno besedo.
V nadaljevanju predstavljamo, kako lahko poslovni analitik prispeva pri vsakem od štirih ključnih področij pripravljenosti na AI in katerim pastem se mora izogniti.
Kaj pomeni biti AI-Business Ready?
AI-Business Ready je organizacijska sposobnost zavestnega povezovanja AI s poslovnimi cilji, ljudmi, procesi, podatki in merljivo poslovno vrednostjo. Zahteva pripravljenost na štirih ključnih področjih, pri čemer je ključno tudi njihovo zaporedje.
1. Business-Ready: Zakaj sploh uvajamo AI?
Odgovornost: CEO, poslovni vodje, lastniki procesov
Preden se kdorkoli loti tehničnih vprašanj, mora uprava odgovoriti na temeljno vprašanje: kakšno vrednost želimo ustvariti z AI? Ne gre za seznam nalog, ki bi jih lahko avtomatizirali, temveč za strateško odločitev o tem, katere poslovne omejitve naj AI odpravi in kako bo to vplivalo na naš položaj pri strankah ter na tržišču.
Preden se kdorkoli loti tehničnih vprašanj, mora uprava odgovoriti na temeljno vprašanje: kakšno vrednost želimo ustvariti z AI? Ne gre za seznam nalog, ki bi jih lahko avtomatizirali, temveč za strateško odločitev o tem, katere poslovne omejitve naj AI odpravi in kako bo to vplivalo na naš položaj pri strankah ter na tržišču.
Vloga poslovnega analitika: Pri Business-Ready je ključna vloga poslovnega analitika, da mehko prepreči prehiter prehod v AI rešitve in tehnologijo še preden so razčiščeni poslovni cilji in pričakovane koristi. V skladu z BABOK pristopom najprej razumemo potrebe (Need), šele nato rešitve (Solution). Poslovni analitik ves čas usmerja pozornost nazaj k vprašanju »zakaj« in »kakšno vrednost«, preden se kdorkoli loti vprašanja »kako« in »s katero tehnologijo«.
Poslovni analitik lahko pomaga pri strukturiranju delavnic za identifikacijo AI priložnosti, pripravi analize obstoječega stanja ali zbere vhodne podatke za odločanje. Pomemben je tudi njegov prispevek pri določitvi KPI-jev za merjenje pričakovanih koristi, izdelavi poslovnega primera (business case) in izračunu pričakovanega ROI. Vendar: končna odločitev o tem, katere priložnosti so prioritetne in kakšna je AI ambicija organizacije, ostaja v rokah uprave.
Pasti:
- prevzeti nosilno vlogo pri identifikaciji AI priložnosti namesto podporne vloge;
- prioritizirati priložnosti (to je naloga poslovnih vodij);
- prehitro preiti na rešitve in tehnologije brez jasno opredeljenih poslovnih ciljev;
- postati »filter« informacij med upravo in ostalimi namesto da omogoči neposredno komunikacijo.
2. Organization-Ready: Ali so naši ljudje pripravljeni?
Odgovornost: Uprava skupaj z vodjo HR
Ta korak je pogosto spregledan. Preden se lotimo procesov in podatkov, mora organizacija pripraviti ljudi. To vključuje oceno pripravljenosti vodij in zaposlenih na spremembe, strategijo upravljanja sprememb, dvig AI pismenosti ter vzpostavitev AI upravljanja z jasnimi vlogami in odgovornostmi.
Ta korak je pogosto spregledan. Preden se lotimo procesov in podatkov, mora organizacija pripraviti ljudi. To vključuje oceno pripravljenosti vodij in zaposlenih na spremembe, strategijo upravljanja sprememb, dvig AI pismenosti ter vzpostavitev AI upravljanja z jasnimi vlogami in odgovornostmi.
Vloga poslovnega analitika: V skladu z IIBA sloganom »Changing Change« lahko poslovni analitik pomembno prispeva pri motiviranju zaposlenih za spremembe. Ključno orodje je BACCM model: za vsakega deležnika (Stakeholder) jasno opredeli njegove potrebe (Need) in vrednost (Value), ki jo bo pridobil z uvedbo AI - tako neposredno (npr. manj ponavljajočega dela, boljša orodja), kot posredno (npr. boljši pogoji dela, nova znanja, zanimivejše naloge).
Poslovni analitik pri tem ves čas poudarja povezavo med spremembami in poslovnimi cilji: zakaj se sploh spreminjamo in kakšno vrednost bo to prineslo. Lahko pripravi analizo vplivov AI uvedbe na posamezne vloge, pomaga strukturirati komunikacijo sprememb za različne deležnike ali sodeluje pri oblikovanju novih vlog in odgovornosti. Vendar: vodenje upravljanja sprememb in odločitve o organizacijskih spremembah ostajajo naloga vodstva, vodij in HR.
Pasti:
prevzeti vodenje upravljanja sprememb, ki je naloga vodstva in vodij;
postati edina »vez« med IT in poslovnim delom namesto da gradi neposredne odnose;
organizirati usposabljanja brez mandata in jasne povezave s poslovnimi cilji;
komunicirati spremembe brez jasno opredeljene vrednosti za zaposlene;
prevzeti vlogo poslovnih nosilcev pri poslovnih motivih za spremembo.
3. AI-Ready: Ali imamo prave temelje?
Odgovornost: Lastniki procesov za procese, CIO/CDO za podatke
Šele ko sta poslovna usmeritev jasna in organizacija pripravljena, se lotimo priprave procesov in podatkov. Lastniki procesov ocenijo ustreznost poslovnih procesov za AI transformacijo, CIO/CDO pa vodi oceno podatkovne zrelosti in tehnične infrastrukture. Skupaj nato oblikujejo konkretne AI primere uporabe.
Šele ko sta poslovna usmeritev jasna in organizacija pripravljena, se lotimo priprave procesov in podatkov. Lastniki procesov ocenijo ustreznost poslovnih procesov za AI transformacijo, CIO/CDO pa vodi oceno podatkovne zrelosti in tehnične infrastrukture. Skupaj nato oblikujejo konkretne AI primere uporabe.
Vloga poslovnega analitika: Tu poslovni analitik pride najbolj do izraza. Ključna je povezava med že identificiranimi AI priložnostmi in procesi, ki so z njimi povezani. Procesni analitik dokumentira in analizira te procese, identificira vrzeli in pripravi podlage za oblikovanje AI primerov uporabe. Pri tem ne išče novih procesov za AI, temveč podrobno analizira tiste, ki so že opredeljeni z AI priložnostmi. Podatkovni analitik ima prav tako ključno vlogo: oceni kakovost, dostopnost in ustreznost podatkov za posamezne AI primere uporabe. Identificira podatkovne vrzeli in predlaga potrebne izboljšave. Skupaj s procesnim analitikom pomagata oblikovati konkretne AI primere uporabe, ki povezujejo procesno in podatkovno perspektivo.
Tudi v tej fazi poslovni analitik ves čas preverja povezavo s poslovnimi cilji: ali predlagani AI primeri uporabe res naslavljajo identificirane priložnosti? Ali bodo prinesli pričakovano vrednost? Ključno je: analitiki analizirajo, dokumentirajo in predlagajo, lastniki procesov in poslovni vodje pa odločajo o prioritetah in odobritvi AI primerov uporabe za implementacijo.
Pasti:
- samostojno oblikovati AI primere uporabe brez aktivnega sodelovanja lastnikov procesov;
- prevzeti odločanje o tem, kateri primeri se bodo implementirali; prezreti pomisleke lastnikov procesov v želji po napredku;
- obljubljati rezultate, ki niso v njegovi pristojnosti;
- iskati nove AI priložnosti namesto da se osredotoči na že identificirane.
4. Implementation-Ready: Kako izvedemo?
Odgovornost: CIO za tehnično izvedbo, uprava za poslovno validacijo
Zadnja stopnja vključuje zapiranje identificiranih vrzeli, izdelavo prototipov, izbor AI rešitev in izvajalcev ter vzpostavitev projektnega vodenja. Ključno je, da se piloti pretvorijo v trajne poslovne rešitve z merljivo vrednostjo.
Zadnja stopnja vključuje zapiranje identificiranih vrzeli, izdelavo prototipov, izbor AI rešitev in izvajalcev ter vzpostavitev projektnega vodenja. Ključno je, da se piloti pretvorijo v trajne poslovne rešitve z merljivo vrednostjo.
Vloga poslovnega analitika: Pri Implementation-Ready poslovni analitik prevzame aktivno vlogo pri dizajnu rešitve. Vodi aktivnosti oblikovanja rešitve, na primer s pomočjo izdelave prototipov, ki omogočajo zgodnje preverjanje ustreznosti z uporabniki. Skrbi za to, da rešitev naslavlja identificirane potrebe in prinaša pričakovano vrednost.
Po uvedbi rešitve poslovni analitik pomaga poslovnim vodjem spremljati realizacijo koristi glede na opredeljene KPI-je. Na podlagi meritev in povratnih informacij predlaga morebitne korekcije AI rešitev, povezano s procesi, podatki ali potrebami kupcev. S tem zagotavlja, da se piloti ne končajo kot izolirani poskusi, temveč se razvijejo v trajne poslovne rešitve.
Tudi v fazi implementacije poslovni analitik ves čas preverja: ali smo še na poti k doseganju poslovnih ciljev? Ali realiziramo načrtovane učinke? Ostaja vez med tehničnimi ekipami in poslovnimi lastniki skozi celoten projekt. Vendar: tehnično vodenje ostaja pri CIO, poslovna validacija in odločitve o korekcijah pa pri poslovnih vodjih.
Pasti:
- prevzeti tehnično ali projektno vodenje, ki presega njegova pooblastila;
- samostojno odločati o pripravljenosti za prenos v produkcijo;
- prevzeti odgovornost za realizacijo koristi namesto da jo spremlja in poroča;
- postati »nadomestek« za pomanjkljivo vključenost poslovnih vodij namesto da opozori na problem.
Kaj naj poslovni analitik priporoči upravi
Sporočilo, ki ga lahko poslovni analitik pomaga prenesti upravi, je: AI uvedba ni IT projekt, je poslovna transformacija, ki zahteva poslovno osredotočenost in aktivno vključenost celotnega vodstva skozi vse štiri stopnje pripravljenosti.
Konkretno to pomeni, da CEO in uprava sprejmeta odgovornost za definiranje AI ambicije in poslovnih ciljev. CHRO skupaj z upravo vodi pripravo organizacije na spremembe. Lastniki procesov so odgovorni za procesno pripravljenost. CIO vodi tehnično pripravo in implementacijo. CFO zagotovi ustrezen nadzor nad investicijami in ROI spremljanjem.
Konkretno to pomeni, da CEO in uprava sprejmeta odgovornost za definiranje AI ambicije in poslovnih ciljev. CHRO skupaj z upravo vodi pripravo organizacije na spremembe. Lastniki procesov so odgovorni za procesno pripravljenost. CIO vodi tehnično pripravo in implementacijo. CFO zagotovi ustrezen nadzor nad investicijami in ROI spremljanjem.
Vloga poslovnega analitika je, da pomaga vsakemu od teh nosilcev bolje opravljati svojo nalogo z:
- analizami potreb in vrednosti,
- dokumentiranjem procesov in podatkov,
- strukturiranjem poslovnih primerov in KPI-jev,
- oblikovanjem in prototipiranjem rešitev ter
- spremljanjem realizacije koristi.
Ni pa njegova vloga, da nadomešča manjkajočo odgovornost ali presega svoja pooblastila, četudi se zdi, da bi s tem pospešil napredek. Nasprotno, ena od ključnih nalog poslovnega analitika je, da opozori, ko organizacija prehitro skače v rešitve brez jasno opredeljenih potreb in pričakovane vrednosti.
Vloga poslovnega analitika pri AI uvedbi torej ni le povezovalna. Je predvsem vloga nenehnega preusmerjanja k poslovnim usmeritvam, poudarjanja poslovnih ciljev in spremljanja realizacije načrtovanih poslovnih učinkov za organizacijo, kupce, zaposlene in druge deležnike.
Poslovni analitik, ki to razume in dosledno izvaja, postane nepogrešljiv člen pri uspešni AI uvedbi. V IIBA Slovenija upamo, da vam bo ta članek pri tem v pomoč. Pripravljeni smo, da vam pomagamo kadarkoli dodatno utemeljiti ta izhodišča pri vodstvu vaše organizacije.
Vloga poslovnega analitika pri AI uvedbi torej ni le povezovalna. Je predvsem vloga nenehnega preusmerjanja k poslovnim usmeritvam, poudarjanja poslovnih ciljev in spremljanja realizacije načrtovanih poslovnih učinkov za organizacijo, kupce, zaposlene in druge deležnike.
Poslovni analitik, ki to razume in dosledno izvaja, postane nepogrešljiv člen pri uspešni AI uvedbi. V IIBA Slovenija upamo, da vam bo ta članek pri tem v pomoč. Pripravljeni smo, da vam pomagamo kadarkoli dodatno utemeljiti ta izhodišča pri vodstvu vaše organizacije.
Opomba: članek je nastal na podlagi IIBA Slovenija celovitega modela poslovno uspešne uvedbe AI – AIVaaS™.